院属各部门：

教学科研处是学院唯一的科研项目、活动及成果管理部门，其工作职责是为学院及老师们的科研活动提供服务。凡是以“贵州交通职业技术学院”名义或使用学院资源开展的科研活动和取得的成果都应归属教学科研处管理，应遵守学院及教学科研处的相关规定，并按照相应的要求执行。

一、发现的问题

近期在科研项目（课题）（以下简称“项目”）及成果等科研活动的管理工作中，发现以下问题：

（一）部分已立项的项目存在未向教学科研处申请备案管理、拟申报项目未经教学科研处审核私自申报、项目申报来源未经审核等；

（二）部分已立项项目和已结题项目未按要求向科研处提交项目全套资料等；

（三）部分在研项目无经费预算说明、经费预决算不一致、擅自调整经费预算等；

（四）部分专利、评奖等科研成果未经科研处审核同意后对外申报/报送等；

（五）部分校企合作项目、横向科研合同等未按规定经由科研处审核同意后对外签订、展开合作等；

（六）部分项目或成果资料未按规定备案登记、未录入系统或录入资料不全、未向科研处提交相关纸质资料等。

二、工作要求

针对上述问题，结合学院“中特高”建设工作要求和科研管理的需要，为进一步规范学院各级各类项目的综合管理，教学科研处将组织开展2021年度学院各级各类科研项目（课题）及成果管理规范性检查工作。相关要求如下：

（一）项目申报、立项及登记备案

1.在申报各级各类项目时，原则上应以学院教学科研处发布的通知为准。教学科研处将根据项目主管部门的通知并结合学院情况及时发布申报通知。

凡是申报单位为“贵州交通职业技术学院”或依托学院人员、机构进行的各级各类项目，均须经过教学科研处审批后才能加盖学院公章，并由科研处统一报送相关材料。凡是未经教学科研处审核备案的申请渠道或审批同意上报的项目，将不予认定和提供相应支持。

2.对已批准立项的各级各类项目，在签订合同后的十五天内须在科研系统内录入相关信息，经由教学科研处审核后完成登记备案手续。未经登记备案管理的项目，学院将不予认定和提供相应支持。

（二）项目中期检查

1、教学科研处将会根据项目主管部门的相关规定，对已立项项目进行中期检查。项目负责人应配合教学科研处开展相关工作，按规定提交材料。未经中期检查的项目，将延迟或不予验收结题，直至撤销项目。

2、已立项项目原则上应按照立项合同或约定完成，若确需变更相应内容的，应在原结题时间前六个月向教学科研处提出合理的变更申请。教学科研处将根据项目主管部门的规定办理变更手续并报备，未经审批的变更将不予认可。

（三）项目验收结题

已立项项目应按照立项合同或约定按时保质完成，项目组应在原定结题时间前至少1个月完成项目既定内容，并按规定将全部结题材料报送教学科研处审核。教学科研处将根据项目主管部门的要求审核并组织验收结题工作。若属于项目主管部门评审的项目，届时教学科研处将按要求报送。原则上所有项目均须经过专家验收评审通过后才能结题。对免于验收的项目，按照项目主管部门要求执行。

（四）经费预决算

1、项目申报时，应按照相关规定提供经费预算。未提供经费预算的将不予受理；

2、已立项项目的研究经费原则上应按照预算执行。若确需调整的，应在经费使用前向教学科研处提出书面申请，说明调整原因及明细，并按照相关文件要求及程序完成审批手续后方可变更，否则费用将不予认可、报销。

3、项目验收结题时，经费决算开支项目及总额不应超过预算。若有超出部分，原则上将由项目组自行承担。决算一经审核验收后不可再做调整或修改。经费决算的报销须提供相关票据，并先经由科研处审核、登记后再能到财务处完成报销。其中：

4、经审批的项目经费金额在1万元（含）以上的项目应实施过程性报销。除提供相关票据外，每次办理报账审批时还需提供已报销账目明细；

5、经审批的项目经费金额在1万元以下的项目，可在完成结题时一次性报销。

（五）成果申报、认定及评奖

凡是以“贵州交通职业技术学院”名义或使用学院资源取得的各类成果（专利、标准等）的申报、认定、评奖或推广原则上均须经由教学科研处审核、备案后才能加盖学院公章，并统一报送相关材料。凡是未经教学科研处认定、审核或备案的成果将不予认可。由此带来的后果由责任人承担。

三、完成科研档案登记备案

教学科研处依照相关规定将对所有项目及成果建立科研档案。项目（成果）完成人应主动配合教学科研处的归档工作，及时、完整、据实地提供相关材料。

（一）基本信息登记备案流程：

登录学院科研系统（可通过学院OA系统登录）→按照信息分类（纵向项目、横向项目、成果等分类）选择录入渠道→录入信息、上传支撑材料→审核通过后，根据开展情况实时更新、申报。

科研项目的全过程管理均是基于“科研系统”完成立项、中期检查、变更和结题等各环节。科研项目类的信息应根据科研项目的开展情况及时在系统内更新“中期情况”、“变更”、“结题”等。已获立项的项目如需变更或进行下一阶段的业务时，请在系统内该信息下点击“办理业务”，按照页面提示进行操作。除在相应环节和界面上传所要求的支撑材料以外，其他支撑材料也可以通过“文档+”上传至系统。

（二）专利申报审批流程：

登录学院OA系统“用印管理”→ “用印申请”→填写相关信息，“附件”上传经所在部门领导签字盖章的申报材料电子版或照片→“用章类别”选择“院行政用章”，并在数量处填写所需份数和“法人证书复印件+数量”→“下一步办理人”处选择“聂华伟”→提交。待系统提示科研处已同意办理后再携相关资料到院办公室办理盖章事宜。未经科研处审批的申请院办将不予办理，教学科研处也将对该成果不予认定。

（三）时间要求：

请未按规定备案或归档的项目负责人或成果完成人在2021年6月1日前按以下要求在科研系统录入相关信息，并报送纸质材料到教学科研处。其中：

1.2021年以前立项的在研项目或成果、评奖等，备案或归档材料包括但不限于：申报书或立项申请书（合同书）、立项通知或相关批复文件、经费预算明细、中期检查表及支撑材料；

2.2021年以前立项的已结题验收项目或成果、评奖等，备案或归档材料包括但不限于：申报书或立项申请书（合同书）、立项通知或相关批复文件、经费预算说明（表）、中期检查表及支撑材料、经费决算明细（经财务处审批或有记账凭证号）、项目成果、验收申请书、验收证书或验收结题批复。

超过限期未按要求补全材料或备案的项目（成果、评奖），教学科研处将按照相关规定给予延迟验收、不予结题（认定）或撤销等处理。如因项目（成果）完成人的原因造成档案不完整、不合规的，将由其承担相应责任。

教学科研处将不定期对上述内容开展规范性检查，个人及部门年度科研考核也将参考上述工作的完成情况。请院属各部门及教职员工高度重视，积极配合，认真完成。

未尽事宜请与教学科研处联系：

教学科研处

2021年4月6日